Sistemas de Apoio à Decisão na Logística

Os Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) são sistemas informatizados especialmente orientados para ajudar a identificar, estruturar e analisar problemas de decisão. No caso da logística, os mesmos subdividem-se em três pilares básicos: localização, estoques e transportes.

Sistemas de Informação
Um sistema de informação possui os componentes genéricos semelhantes a qualquer outro tipo de sistema: objetivos, entradas, mecanismo de transformação e saídas; entretanto, a natureza destes componentes difere, ou seja, as entradas de um sistema de informação são dados e informações (dados já trabalhados). O mecanismo de processamento dá-se através da transformação dos dados de entrada (cálculos) e as saídas são os dados e as informações já processados, no formato de relatórios e documentação.

Cada vez mais, os sistemas de informação têm exercido papéis de destaque dentro das empresas, sendo um diferencial na estratégia corporativa. Um sistema de informação bem estruturado interfere diretamente na eficiência e produtividade de uma organização, além de dar um maior suporte no processo de tomada de decisão.

O principal propósito de coletar, manter e manipular os dados dentro da empresa é tomar decisões, abrangendo desde o estratégico até o operacional. Estas atividades foram conduzidas informalmente durante muitos anos. Entretanto, com a disponibilidade de computadores de alta velocidade, os procedimentos em torno do manuseio de dados tornaram-se mais estruturados. Abordaremos o sistema de informação logística. Este é um subitem do sistema total de informação da empresa e está direcionado aos problemas particulares de tomada de decisões logísticas.

Um sistema de informação logística possui três elementos distintos que compõem o sistema:

Entrada: a primeira atividade associada com o sistema de informação é a aquisição dos dados que vão assistir ao processo de tomada de decisão. Geralmente essas informações são coletadas por código de barras, radiofreqüência ou entrada manual de dados, sendo essa última mais passível de erros e mais lenta.

Banco de dados e seu manuseio: converter dados em informações, configurá-la de uma maneira útil para a tomada de decisão e estabelecer a sua interface com os métodos de suporte à decisão são considerados freqüentemente como o núcleo de um sistema de decisão. O gerenciamento do banco de dados envolve a seleção dos dados a serem armazenados e recuperados, a escolha dos métodos de análise e a escolha dos procedimentos básicos de processamento de dados a implementar. A análise de dados é a característica mais recente e sofisticada do sistema de informação, o qual pode conter qualquer número de modelos matemáticos e estatísticos, gerais e específicos para problemas logísticos específicos da empresa. Tais modelos convertem informações em soluções de problemas para suporte a decisões.

Saída: o elemento final do sistema de informação é o segmento de saída. Esta é a interface com o usuário do sistema. A saída é geralmente de vários tipos e transmitida de várias formas. Primeiramente a saída mais óbvia é sob a forma de relatórios, por exemplo: relatórios resumidos de custo ou estatísticas de desempenho, relatórios de situação de estoques ou progresso de pedidos, etc. Em segundo lugar, a saída poderá ser sob a forma de documentos preparados, tais como faturas de transporte de carga e faturas de frete. Finalmente, a saída pode poderá ser o resultado da análise de dados de modelos matemáticos e estatísticos. Esse último tipo de saída é encontrado, geralmente, nas grandes empresas, pois é uma saída personalizada pela gerência, envolve muitas variáveis e inteligência artificial, o que o torna pouco acessível às pequenas e médias empresas.

A entrada, a capacidade de gerenciamento do banco de dados e a saída são aspectos-chave para um sistema de informação. Além das capacidades básicas do processamento de dados, o objeto principal do sistema é ser uma ferramenta de suporte de decisão para o planejamento e operação do sistema logístico.

Tipos de Sistemas de Informação

• Sistema de Informação Transacional: dá suporte às rotinas das transações da organização. Coleta, armazena, processa, e dissemina informações de transações da organização, além disso, ele fornece dados fundamentais para outros sistemas. Exemplos: sistemas de folha de pagamento, contabilidade e controle de estoques;
• Sistema de Informação Gerencial: dá suporte à tomada de decisão de problemas estruturados, ou seja, rotina. Acessa, organiza, sumariza, e disponibiliza informação. A saída do SIG é uma coleção de relatórios gerenciais complementando os relatórios transacionais feito pelo SIT;
• Sistema de Apoio à Decisão: dá suporte à tomada de decisão de problemas não-estruturados ou semi-estruturados. Um SAD é um sistema que não só fornece informações para apoio à tomada de decisão, mas que contribuem para o processo de tomada de decisão, sendo mais utilizado pelos níveis mais altos de gerência;
• Sistemas de Informação Executiva: fornece suporte aos executivos (foco estratégico) através da manipulação de todos os dados gerados pelos diversos sistemas de informação da organização.

Sistemas de Apoio à Decisão
O processo de tomada de decisão se desenrola através da interação constante do usuário com um ambiente de apoio à decisão especialmente criado para dar subsídio às decisões a serem tomadas. Isto, juntamente com a boa interação do usuário, flexibiliza a real pertinência do processo de tomada de decisão, ajudando o usuário a decidir através de subsídios relevantes os vários problemas logísticos. Com isso, a empresa tem mais uma importante ferramenta para reduzir seus custos, manter-se focada na sua estratégia e ganhar vantagem competitiva ao longo do tempo, consolidando-se no mercado globalizado.

Um sistema de apoio à decisão dá suporte à tomada de decisão de problemas semi-estruturados ou não-estruturados. Possui funções específicas que permitem buscar informações em bases de dados existentes e delas retirar subsídios para o processo de tomada de decisão.

Há algumas características que merecem uma atenção especial, tais como: obtém e processa dados de diferentes fontes; apresenta flexibilidade de relatórios e apresentação; executa análises e comparações complexas, muitas vezes sofisticadas utilizando pacotes de softwares avançados; executa e analisa simulações; realiza modelagem de problemas. Um bom sistema de apoio à decisão deve: responder rapidamente às decisões importantes; fornecer respostas precisas e consistentes; adaptar-se a eventuais mudanças.

Um sistema de apoio à decisão é composto por 3 elementos:

Base de dados: são os dados armazenados em um determinado local, nela os dados podem ser acessados diretamente pelo usuário ou entrando como input para a base de modelos. Quando os níveis mais altos da empresa vão tomar decisões, muitas vezes, faz-se necessário a utilização de dados externos. É comum fazer uso de um software gerenciador de banco de dados que cria, armazena, mantém e gerencia o acesso ao banco de dados, com o objetivo de garantir sua funcionalidade;

Base de modelos: primeiramente, um modelo é uma representação simplificada de uma situação real, que pode ser construído através de muitos elementos (variáveis) e suas relações (restrições impostas). Para se construir um modelo é necessário realizar algumas etapas: definição do problema, construção do modelo (declaração de todas as variáveis, restrições e deduções em termos matemáticos), solução do problema (determinação do valor numérico de cada variável envolvida no problema), análise da solução e formulação das conclusões. Em alguns casos, pode haver uma última etapa que seria a correção do modelo. Como o ambiente e o contexto do decisor estão em constante mudança, a base de modelos deve estar sempre devidamente atualizada. O decisor poderá utilizar recomendações de especialistas em pesquisa operacional nos casos onde apenas o modelo não for suficiente para que o problema seja resolvido.

Para que o SAD possa ajudar todas as fases da tomada de decisão, o modelo deve ser capaz de analisar os dados no componente base de dados fazendo uso de diferentes recursos e tipos de análise, para assim poder gerar alternativas para resolver determinado problema. A parte mais desafiadora da construção de modelos em um SAD é a inclusão de dados mais apropriados e variáveis no modelo, em particular em dados externos, além disso os modelos de um SAD devem incluir análises (busca de matas e análise de sensibilidade). Exemplos de modelos: de otimização, de alocação, de transporte, de rede, de otimização de estoques, de previsão, de regressão, de simulação, entre outros.

O SAD necessita de um sistema de gerenciamento de base de modelos, que deverá possuir: um mecanismo flexível para construção de modelos; facilidade de uso dos modelos para obter o auxílio necessário; métodos para salvar os modelos; procedimentos para atualizar os modelos; métodos para fazer com que as saídas de um modelo fiquem disponíveis para outros modelos como uma entrada;

Diálogo: a definição de diálogo é a combinação de software, hardware e pessoas, que habilita o usuário a interagir com o SAD (interface sistema-usuário). Do ponto de vista daquele quem usa o sistema, o diálogo é o modo como ele opera e funciona. Portanto, características importantes são: simplicidade e funcionalidade intuitiva (o que é chamado de interface amigável). É importante considerar, na construção de um diálogo, que o usuário de um sistema de apoio à decisão não é necessariamente um especialista em computador, por isso o diálogo deve facilitar o uso e a aprendizagem. Alguns aspectos, portanto, devem ser considerados: simplicidade, consistência, familiaridade com os usuários de todo o mundo, informação/orientação e flexibilidade.

Tipos de Sistemas de Apoio à Decisão

• Sistemas baseados em dados: são encarregados de comparar os dados atuais, com os dados do passado e com os dados que se pretende encontrar;
• Sistemas baseados em análise de informações: utilizam da base de dados para dar uma determinada orientação à decisão e a pequenos modelos. São capazes de prever a situação do sistema para um período próximo;
• Sistemas baseados em modelos: esses sistemas fazem uso de relações e fórmulas definidas. Esses modelos podem se apresentar de variadas formas: modelos representativos, modelos de otimização e modelos de sugestão.

Sistemas de Apoio à Decisão de Localização
Encontrar instalações fixas ao longo da rede logística é um problema importante de decisão que dá formato, estrutura e forma ao sistema logístico inteiro. Esse, projeto, por sua vez, define as alternativas e seus custos associados, que podem ser usados para operar o sistema. As decisões de localização envolvem a determinação do número, da localização e do tamanho das instalações a serem usadas. Essas instalações incluem pontos nodais da rede, como plantas, portos fornecedores, armazéns, filiais de varejo e centros de serviço – pontos na rede logística onde os produtos param temporariamente no seu caminho até os consumidores finais. Desenvolver métodos para encontrar instalações, tem sido uma área comum de pesquisa.

Na discussão dos métodos de determinação da localização, é útil classificar os problemas em um numero limitado de categorias.

Por força Direcionadora: a localização das instalações é determinada freqüentemente por um fator que é mais crítico que os outros. Na localização do varejo, o rendimento gerado é freqüentemente o fator determinante, com os custos de localização subtraídos das receitas para determinar a lucratividade. No caso de uma prestadora de serviço (hospital, caixa automático de banco, centro de coleta de caridade ou loja de consertos), a acessibilidade ao local pode ser o fator preliminar da localização, especialmente quando as receitas e os custos não são determinados com facilidade.

Por números de Instalações: localizar uma instalação é um problema consideravelmente diferente do que encontrar várias instalações de uma só vez. A localização da instalação única evita a necessidade de considerar forças competitivas de demanda entre instalações, efeitos de consolidação de estoque e custos de instalações. Os custos do transporte são a consideração primaria. A localização da instalação única é a mais simples das duas categorias do problema.

Por escolhas discretas: alguns métodos explorarão cada possibilidade de localização ao longo de um espaço continuo e selecionarão a melhor. A estes, nos referimos como métodos contínuos de localização. Alternativamente, os métodos de localização podem selecionar de uma lista de escolhas possíveis que tenham sido pré-selecionadas por sua razoabilidade. São os métodos discretos de localização, mais usados na pratica, principalmente para a localização de instalações múltiplas.

os problemas de localização tipicamente envolvem um número muito grande de configurações de projetos de rede a serem avaliados. Para gerenciar o tamanho do problema e obter uma solução. É em geral usar relacionamentos entre dados agregados quando da solução de um problema pratico de localização. Isto resulta em um método cuja acurácia limita as localizações a áreas geográficas amplas, tais como cidades inteiras. Por outro lado, os métodos que usam poucos dados agregados, especialmente aqueles para a seleção de local, podem diferenciar localizações separadas somente por uma rua da cidade. Esses métodos são particularmente necessários para a localização do varejo e para as seleções de locais finais para plantas e armazéns.

Por horizonte de tempo: a natureza dos métodos de localização é estática ou dinâmica. Isto é, os métodos estáticos selecionam localizações baseados em dados de um único período de tempo, tal como um ano. Entretanto, os planos de localização podem cobrir muitos anos de uma só vez, especialmente se as instalações representam um investimento fixo e os custos de movimentação de um local para outro são altos. Os métodos que manuseiam planos de localização para multiperíodos são chamados de dinâmicos.

Sistemas de Apoio à Decisão de Transporte
O transporte é uma área-chave de decisão dentro do composto logístico. À exceção do custo de bens adquiridos, o transporte absorve, em media, a porcentagem mais elevada de custos do que qualquer outra atividade logística. Embora as decisões de transporte se expressem em várias formas, as principais são: a seleção do modal, a roteirização do transportador e a programação de veiculo. Vários fatores devem ser analisados para solucionar essas questões, o que muitas vezes torna esses problemas complexos e de difícil resolução. Dada a essa importância e a complexidade os sistemas de apoio à decisão são indicados pra solução de alguns desses problemas.

Estes sistemas caracterizam-se pelo uso de softwares para apoiar atividades operacionais, táticas e estratégicas que possuem elevado nível de complexidade. Sem o uso de tais ferramentas, muitas decisões são tomadas baseadas apenas na intuição, o que em muitos casos aponta para um resultado distante do ótimo. Entretanto, a economia atual é caracterizada por uma altíssima concorrência, na qual um custo de transporte mais alto que o do concorrente pode facilmente causar perdas de pedidos. Então as empresas que querem e precisam obter vantagem competitiva usam tais sistemas, resultando em melhoria na eficiência das operações logísticas, possibilitando, além do incremento do nível de serviço, reduções de custos que justificam os investimentos realizados. Esse tipo de sistema é comumente utilizado na programação e roteamento de veículos otimizando serviço e baixando os custos.

Alguns fatores importantes devem ser analisados na aplicação destas ferramentas, pois ela vai depender principalmente da complexidade existente nas atividades logísticas e de seu custo/benefício alem exigir que o nível de expertise dos usuários seja elevado para lidar com as dificuldades na implementação e utilização. Caso contrário, existe a necessidade de treinamento específico, o que ocorre na maioria dos casos. Um exemplo desse tipo de SAD é o GIST (Gestão Integrada de Sistemas de Transportes) utilizado para o planejamento operacional de empresas de transporte coletivo. Este sistema permite encontrar soluções de rentabilização de viaturas e tripulantes em tempos bastante reduzidos, efetuar simulações, avançar para metodologias de automatização e plataformas de integração com outros sistemas, para uma melhor adaptação da oferta à procura.

O sistema GIST é um pacote de software com diversos módulos que permitem gerir a informação base relativa à rede de transportes, às linhas e às viagens a realizar. Permitem ainda gerar, de uma forma otimizada, os horários das viaturas e dos motoristas, incluindo o escalamento diário destes últimos. Para alguns dos problemas tratados foram desenvolvidos procedimentos algorítmicos otimizantes e heurísticos, que são propostos ao planejador como possíveis alternativas. As interfaces gráficas utilizadas foram desenhadas tendo em conta os procedimentos e hábitos tradicionais de planejamento, dado que, geralmente, é difícil que os algoritmos captem, de uma forma integrada, todos os critérios de decisão. O caráter inovador do sistema GIST passa, essencialmente, pelo seu elevado nível de interatividade com o utilizador, pelas facilidades de parametrização, pela automatização de processos de planejamento e pela gestão integrada de dados que, em qualquer momento, proporciona à gestão da empresa e ao público informação atualizada e consistente. A normalização de dados é uma característica fundamental do sistema, que permite, de uma forma uniforme e automática, a disponibilização ao público da informação sobre os percursos das linhas e sobre os seus horários. Esse sistema é utilizado por varias empresas portuguesas de transporte de passageiros como a Barraqueiro e a Companhia Carris de Ferro de Lisboa.

Aplicação: a Batesville Casket Company produz e distribui uma linha premium de caixões para casas funerárias para todos os Estados Unidos. A distribuição ocorre regionalmente por aproximadamente 50 armazéns onde caminhões fazem entregas diárias para satisfazer os pedidos das casas funerárias. A Batesville desenvolveu um sistema de apoio à decisão para os programadores de despacho dos seus caminhões. Os pedidos de todo o país entram no computador principal da companhia em Bastesville, Indiana. Durante a noite, as quantidades pedidas, juntamente com a informação de localização do cliente, são transmitidas ao microcomputador no armazém apropriado. Combinado com a informação armazenada localmente no computador, o gerenciador do banco de dados dentro do sistema prepara os dados na forma necessária a um modelo de roteirização e programação. O programador de despacho local acessa esse modelo para encontrar boas rotas e as programações para as entregas do dia. Ele usa os resultados do modelo como uma primeira solução para o seu problema, modificando-o de acordo com os pedidos que chegam mais tarde, as mudanças na disponibilidade de equipamento e as mudanças nas exigências dos clientes. Ele compara seu plano revisado com o projeto otimizado antes de decidir sua programação final de entrega.

Figura 1: Route Logix 5 Pro, exemplo de um SAD de Transporte - parametrização.

Figura 2: Route Logix 5 Pro, exemplo de um SAD de Transporte - melhor rota .

Sistemas de Apoio à Decisão nos Estoques
Os estoques são acúmulos de matérias-primas, insumos, componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em numerosos pontos por todos os canais logísticos e de produção da empresa. As estratégias de estoque numa organização devem levar em conta a previsão, os fundamentos de estocagem, as decisões de estoque, as decisões de compras e de programação de suprimentos e as decisões de estocagem.

O gerenciamento de estoque está diretamente relacionado com a área de vendas. O processamento de pedidos refere-se às atividades de obtenção das informações necessárias sobre os produtos ou serviços desejados e, formalmente, à requisição dos produtos a serem comprados. Pode compreender a determinação de um fornecedor apropriado, o preenchimento de um formulário de pedidos por um cliente ou um vendedor, a determinação da disponibilidade de estoque, a comunicação oral de pedidos de informação pelo telefone de um funcionário de vendas, ou a escolha através de um menu no computador. A utilização de Sistemas de Informações ajuda a manipular os inúmeros dados processados diariamente, provendo uma base de dados mais confiável, uma vez que o sistema dificulta que informações erradas sejam inseridas, permite um acompanhamento on-line de todo o inventário, além de facilitar o acesso à informação que são utilizadas por outras áreas, como a de vendas e produção, por exemplo. Já a utilização de Sistemas de Apoio a Decisão sugere níveis de estoques de segurança baseados em históricos de entrada e saída de materiais, sugere quantidades de compras econômicas, indica itens cujos custos de manutenção associado ao prazo de validade são de alto risco para a empresa, entre outras funções.

No gerenciamento de estoques feito pelo fornecedor, quando os varejistas administravam o estoque, era comum o uso de um programa de reabastecimento pelo método de ponto de pedido. Isto é, quando um item em estoque atingia o nível da quantidade do ponto de pedido, um pedido era emitido para um fornecedor reabastecer esse item. Em tais sistemas, os varejistas faziam suas próprias previsões e regras de controle de estoque. Apesar de ser esperado que o gerenciamento de estoque pelo varejista continue, espera-se também que haja um crescimento substancial no gerenciamento de estoques pelo fornecedor. Com o intercâmbio eletrônico de dados (EDI), os fornecedores podem saber o que tem nas prateleiras do varejista tanto quanto o próprio varejista. Por exemplo, o Wal-Mart permite que seus fornecedores estejam no controle de seus próprios estoques, decidindo o que e quanto embarcar.

Incorporar métodos ao sistema de informações, que podem tanto analisar os dados quanto organizá-los e apresentá-los, pode ajudar o usuário na tomada de decisões importantes. Métodos de análise de dados podem assumir a forma de procedimentos de otimização. No sistema de informações bem projetado, o usuário não apenas pode acessá-lo para que forneça uma resposta inicial ao problema de decisão, como também interagir com ele para obter soluções mais práticas e fáceis de implementar do que as fornecidas pelo modelo matemático.

Os cinco elementos-chave do processamento de pedidos incluem (1) preparação, (2) transmissão, (3) entrada, (4) preenchimento, e (5) relatório da situação. O processamento computadorizado dos pedidos aliado a internet possibilitaram às empresas reduzirem drasticamente o tempo total do ciclo de pedido.

Referências
BALLOU, Ronald H., Gerenciamento da cadeia de suprimentos: Planejamento, organizacao e logistica empresarial. 4. ed. Porto alegre: Bookman, 2002. 532 p. : il